Avis de recrutement d’un-e Responsable Administratif et Financier

Le Réseau Accès aux Médicaments Essentiels (RAME), a été officiellement reconnu en septembre 2003. C’est une association de droit burkinabè qui s’est engagé dans le plaidoyer pour la levée des barrières qui pouvaient entraver l’accès des populations aux services de santé. De 2003 à 2009, il était exclusivement engagé pour l’accès aux antirétroviraux contre le VIH. Ensuite, il s’est investi dans le paludisme et la tuberculose dans la logique des maladies prioritaires les plus meurtrières.

Pour renforcer sa direction exécutive, le RAME souhaite recruter un(e) Responsable Administratif et Financier.

MISSION PRINCIPALE

Le/la Responsable Administratif & Financier a en charge la supervision directe d’une équipe de 5 personnes et s’assure au niveau du Réseau que le département soit opérationnel et qu’il fonctionne en conformité avec les procédures internes de l’organisation. Il/elle apporte son expertise et son soutien technique aux différentes bases opérationnelles sur cette thématique et pourra être amené-e à se déplacer régulièrement à l’intérieur du pays. Il/elle est en charge de s’assurer que l’organisation remplit ses engagements contractuels auprès de ses bailleurs de fonds et du gouvernement Burkinabé au regard des exigences de gestion administrative et financière.

TACHES

En tant que Responsable Administratif & Financier, vous serez responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire du RAME ainsi que de la gestion des ressources humaines et des dossiers administratifs et juridiques. Vos responsabilités seront les suivantes :

Gestion financière

• S’assurer que les procédures financières mises en œuvre dans le cadre des projets sont en conformité avec les règles convenues avec les bailleurs de fonds ;
• Préparer les budgets du RAME et ceux de ces partenaires associatifs ;
• Établir les demandes d’avances selon les périodes indiquées ;
• Détenir les chéquiers et en assurer régulièrement le renouvellement ;
• Veiller aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais ;
• Être la personne contact avec les bailleurs sur tous les aspects financiers et administratifs ;
• Coordonner les missions d’audits et d’évaluation ;
• Participer à la mobilisation des ressources ;
• Contrôler et surveiller les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ;
• Analyser et commenter les écarts entre prévisions et réalisations financières.

Acquisition de biens et services

• Veiller au respect des procédures d’acquisitions de biens et de services prévues ;
• Procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ;
• Recenser périodiquement les besoins en matériel et consommables du Réseau et en estimer les coûts ;
• Etablir les lettres de demande de prix et les bons/lettres de commande ;
• Élaborer les dossiers d’appel d’offre et consultation restreinte ;
• Participer aux travaux de la commission d’attribution des marchés et en assurer le secrétariat ;
• Tenir à jour le répertoire des fournisseurs du Réseau ;
• Faire la recherche des fournisseurs (recherche des pro-formas) ;
• Procéder aux révisions des prix des fournitures et matériels selon l’évolution du marché de concert avec les fournisseurs agréés.

Gestion comptable

• Mettre à jour des différents plans (analytique, comptable, tiers, budgétaire, etc.) ;
• Assurer la centralisation de la comptabilité de RAME au siège ;
• Veiller à la vérification de la conformité et, de l’affectation de la dépense,
• Veiller à la tenue des opérations comptables sur le logiciel ;
• Veiller à la tenue des livres et registres comptables par les Comptables ;
• Vérifier la préparation du paiement des salaires du personnel ;
• Etablir les états financiers ;
• Contrôler les pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et leur bonne imputation ;
• S’assurer régulièrement que les pièces justificatives des transactions du réseau et tous documents financiers ou d’ordre comptable sont classées ou archivés suivant des principes efficaces ;
• Contrôler les opérations de décaissement, en particulier le paiement des décomptes et des factures.

Gestion Administrative

• Veiller à l’application des procédures administratives, financières et comptables du Réseau et propose leur mise à jour régulière ;
• S’assurer que les dispositions conventionnelles avec les bailleurs de fonds et le Gouvernement sont respectées ;
• Veiller au respect de la législation du travail et de la fiscalité ;
• Consulter régulièrement le Conseiller juridique du réseau ;
• Établir une communication régulière avec les partenaires fiscaux, sociaux et banques pour faciliter l’accès à l’information et la réalisation des opérations ;
• Faire enregistrer les contrats de travail des agents à l’inspection du travail ;
• Veiller au reversement systématique des retenues à la source ;
• Collaborer avec les cabinets d’expertise (comptable, audit, fiscalité) ;
• Préparer et suivre les contrats de prestations des services ;
• Superviser et coordonner les activités du personnel sous sa responsabilité ;
• Participer à la gestion et à l’évaluation du personnel sous sa responsabilité ;
• Veiller à la bonne organisation administrative des formations et ateliers organisés par RAME ;
• Assurer la formation des partenaires sur les procédures de gestion administrative et financière ;
• Assurer l’encadrement technique des stagiaires dans le domaine de ses compétences;
• Participer à la formation continue du personnel dans son domaine de compétence selon les besoins du service ;
• Assurer les sauvegardes informatiques périodiques du SAF ;
• Participer à la bonne organisation du secrétariat ;
• Participer aux cadres de concertation internes et externes.

Gestion des stocks, des équipements et infrastructures

• Veiller à ce que les stocks et les équipements acquis soient régulièrement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) et soient contrôlables à tout moment ; veiller ainsi à l’assurance, à la visite technique, à l’inventaire et au suivi de la gestion des biens ;
• Veiller à la maintenance préventive et curative des locaux et des équipements ;
• Veiller à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d’outils adéquats ; à ce titre, établit une fiche détenteur du matériel par bureau et par agent, établit et tient à jour les fiches de maintenance des matériels informatiques, ménagers et roulants. Elle veille à la tenue à jour du registre des immobilisations.
• Prendre toute mesure permettant de localiser et d’identifier les équipements dès leurs acquisitions (codification) ;
• Veiller à ce que le personnel du Réseau utilise ces biens “en bon père de famille”.

Rapports

Le Responsable administratif et financier a la responsabilité de produire les états financiers et leur transmission dans les délais impartis :

• Les états financiers produits par le Réseau en sa qualité d’association à but non lucratif ;
• Les rapports financiers produits par le RAME dans le cadre de l’exécution des projets.

Le Responsable administratif et financier met les états et rapports financiers ci-dessus à la disposition des organes de contrôle : Commissaire aux comptes, Inspection du Ministère chargé des finances (pour les fonds publics), Brigade de vérification fiscale, Inspection du travail, Auditeurs indépendants ; missions de revues des bailleurs de fonds.

Contrôle interne

• Veiller à l’application des procédures de comptabilité et de gestion financière, conformément manuel de procédure du RAME ;
• Faire des propositions d’actualisation du manuel de procédure financière et comptable;
• Assurer le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements, et du patrimoine fixe ;
• Assurer le contrôle et le suivi de l’exécution budgétaire à partir des éléments fournis par le comptable;
• Assurer la supervision, suivi budgétaire, matériel et contrôle financier des structures partenaires du réseau;
• Développer des stratégies pour remédier aux insuffisances identifiées lors des contrôles internes et externes;
• Participer aux audits financiers;
• S’assurer que toutes les recommandations des audits sont mises en application de façon permanente;
• Être garant(e) du classement adéquat des pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des contrôles des partenaires.

Autres tâches

• Assurer les opérations adéquates de la direction exécutive afin d’optimiser la communication ;
• Assister la hiérarchie lors des réunions techniques ;
• Assurer les liens fonctionnels avec les autres responsables de services et membres du Conseil d’Administration ;
• Exécuter toutes autres activités concourant à la bonne marche du RAME dans le domaine de ses compétences.

PROFIL RECHERCHE :

• Diplôme Universitaire de niveau Bac+ 4/5 dans le domaine de la gestion financière / comptabilité, sciences de gestion (administrateur gestionnaire, gestion des entreprises, comptabilité et finances, etc.) ;
• Une formation en gestion des ressources humaines sera également un atout ;
• Expérience professionnelle minimum de 10 ans en Gestion financière / comptabilité dans un programme de développement, en lien avec les domaines d’activités du Réseau, dans une ONG nationale ou internationale, dont 5 ans à un poste similaire ;
• Expérience en ONGs et associations intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA, la TB, le paludisme et le RSS ;
• Expérience en gestion des relations publiques ;
• Excellentes capacités de rédaction ;
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (notamment le Logiciel TOMPRO V2 : paramétrages, saisies, etc.).

COMPETENCE :

• Avoir une aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers ;
• Être apte à assurer la formation du personnel administratif et financier.
• Grande rigueur, méthode, sens de l’organisation et des responsabilités. Esprit d’analyse et de synthèse.
• Importantes facultés d’autonomie. Excellente capacité rédactionnelle en français. Comprendre et prendre des décisions dans un système complexe. Savoir gérer dans l’intérêt du Réseau. Être une force de propositions.

DISPOSITIONS GENERALES POUR LES CANDIDATURES

Disponibilité : Immédiate.

Lieu d’affectation : Ouagadougou, Burkina Faso

Durée du contrat : 12 mois avec trois (03) mois d’essai, qui fera l’objet d’évaluation, renouvelable une fois.

Composition et date de dépôt des dossiers de candidatures

Les dossiers de candidatures peuvent être soit déposés au Secrétariat du siège du RAME sis à Koulouba, Ouagadougou, au côté Ouest de l’Archevêché (Tél : 25334116), soit envoyés par e-mail aux adresses secretariat@rame-int.org ; crip@rame-int.org au plus tard le 18 janvier 2022 à 16h 30.

Les dossiers doivent obligatoirement comprendre les pièces suivantes :

• Une lettre de motivation à adressé au Directeur Exécutif Régional ;
• Les copies des diplômes et attestations de travail ;
• Une photocopie de la pièce d’identité ou du passeport du pays d’origine ;
• Un curriculum vitae détaillé et actualisé.

Le/la candidat-e retenu-e complètera son dossier avec les autres documents que l’Administration jugera nécessaire pour la constitution de son dossier de personnel.

DEROULEMENT DU RECRUTEMENT

Une présélection sera faite sur la base des dossiers de candidature complets déposés dans les délais. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidats retenus à cette phase de présélection subiront un test écrit et un entretien oral (français et anglais) au siège du RAME ou à distance.

RESERVE

Le RAME se réserve le droit de ne donner suite à tout ou une partie du présent avis de recrutement. Le RAME, au travers de sa politique de recrutement, promeut l’égalité professionnelle hommes/femmes.